Forecasting and Planning Workforce Scheduling with SP-Expert

We provide a flexible and proven Workforce Management planning software solution that is very suitable for the dynamic retail sector. Using planning software based on expected turnover and number of visitors leads to increased turnover, customer satisfaction, and cost efficiency.

Interested in SP-Expert outside retail? Please click here. 

Experts in Workforce Scheduling Management

For the last 20 years, SP‑Expert is well established in the area of personnel planning, and workforce scheduling to boost time and attendance with more than 1,000 implementations globally.

Advantages of SP‑Expert

Forecasting and dynamic planning to save time and boost attendance

User-friendly planning software for store managers

International future-proof Workforce management solution

Developed in collaboration with key players from within the retail sector

Efficient communication with employees through the planning software

What’s in it for you?


Store Manager

HR Manager


Workforce scheduling in Retail

SP‑Expert Retail Food Solution

SP‑Expert Retail Solution

Benefits of workforce management with SP-Expert

Accurate Forecasting
Organizations with sharp fluctuations in their workload prefer to adjust their expectations regularly and base their workforce management on the latest insights as they come in. Forecasts will grow more accurate over time.

Maximum integration
The planning software can be integrated with many relevant peripheral systems, such as HR systems and payroll administration systems.

In real time
All transactions in planning are processed online in the planning software and provide users with the clear, accurate information they need to make the right choices and create an optimal workforce planning.

Screen simplicity
The planning boards are interactive, clear and easy to use. This simplicity makes the planning software easy for everyone to use. Users can quickly see and understand what actions they are expected to take.

Wide-ranging international scope
All local legislation and regulations, including links with HRM and payroll packages, can be incorporated into your configuration. The planning software can be tailored per country to prevailing customs, laws and languages.

Modern communication
Interactive channels of communication, such as internet, mail, SMS and apps, ensure commitment and participation from all types of users in designing and managing an efficient workforce planning setup.

Multi-level forecasting
At any given moment in time, various criteria in the planning software can be adjusted in parallel. That ranges from long-term fixed criteria, such as turnover, visitor flows, volumes, standards and promotional campaigns, to short-term variable criteria, such as weather forecasts, online orders, last-minute mutations, etc.

A selection of planning methods
All workforce planning formats are supported: including manual planning, recurring cycles, basic schedules, up to self-rostering and fully automatic planning.

Workforce Management with SP-Expert

AS Adventure Group has more than 4,000 employees divided over the AS Adventure stores in Belgium, the Bever stores in the Netherlands and Snow & Rock and Cotswold stores in the United Kingdom. A year after successfully going live with SP‑Expert’s planning software, Freddy Carette, HR Director, reflects on the choice and implementation of SP‑Expert.



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    • Grâce au logiciel de planification SP‑Expert, l’employé peut consulter de n’importe où et à n’importe quel moment son planning, ses données personnelles et son solde de congés. Il peut même prendre part à l’élaboration des plannings. Par le biais d’Internet ou d’un smartphone, vous pouvez indiquer vos préférences et les dates auxquelles vous n’êtes pas disponible. Par le biais de SP-Expert, vous recevrez rapidement une réponse d’un manager, par exemple sur une demande de vacance ou l’échange d’un horaire.

    • Les prestations et indemnités des employés sont parfaitement calculées par le logiciel de planning SP‑Expert et préparées pour l’élaboration de la paie. En contribuant au planning du personnel, les employés sont plus satisfaits de leurs horaires, ce qui réduit le taux d’absentéisme. SP-Expert permet également d’optimiser la planification du personnel par le biais des formations, du recrutement et de la sélection. En tant que Directeur des Ressources Humaines, vous pouvez réaliser vous-même tous les rapports nécessaires et évitez ainsi les amendes en raison d’infractions à la loi ou aux règlements.

    • En tant que gérant, vous avez avec le logiciel de planification SP‑Expert pour la gestion des effectifs, toujours une vue d’ensemble des heures et des coûts et vous pouvez ainsi établir une planification dynamique sur base des budgets et chiffres d’affaires. Vous pouvez immédiatement voir les meilleures options afin de planifier la bonne personne au bon moment et au bon endroit. De ce fait, vous tenez compte des intérêts à la fois du client et de l’employé. De même, vous pouvez consulter l’occupation des autres rayons ou points de ventes et échanger facilement le personnel. Le système attire votre attention sur toutes les éventuelles infractions à la loi et aux règlements. Afin d’optimiser la rentabilité de votre personnel, SP‑Expert vous permet d’élaborer facilement les prévisions appropriées.

    • Le logiciel de planning SP‑Expert soutient le CEO grâce à la gestion des effectifs et la planification stratégique du personnel. Une planification optimisée peut générér une réduction des coûts salariaux de 2 à 5 %. Un planning du personnel ajusté amène, de surcroît, une hausse du chiffre d’affaires et de la satisfaction des clients. Par le biais du suivi des Indicateurs clés de Performance, il permet de mesurer et donc de corriger à temps la productivité des magasins.

      • The employee can always look at his/her schedule and his/her own information, for example, the number of vacation days left at any given place or time with SP‑Expert. It is also possible to have the employee participate in the compilation of the general workforce scheduling. You can indicate times when you do and do not wish to work via the internet or smartphone. You will be able to receive a quick response from your manager regarding a request for vacation leave or swapping of a shift via SP‑Expert.

      • Performances of and premiums for employees are correctly calculated by SP‑Expert and prepared for the payroll system. Employees are more satisfied with their work schedules due to their own input and as a result, sick leave will decrease. SP‑Expert also provides insights into how the use of personnel can be further optimized via education, recruitment and selection. As an HR-manager, you can make all the required reports through SP planning software and you will not have to worry about receiving fines for violations of legislation and regulations.

      • As a manager, you will always need to have an insight into the hours and costs. You can do this easily with SP‑Expert so you can plan dynamically based on budgets and turnover figures. The system supports planning and scheduling your workforce more efficiently and correctly, so the right people are planned for the right job at the right time. As a result, you take both the interests of the customer and the employees into account. You can also monitor the staffing of other districts or shopping areas and easily exchange people. The system also indicates any possible violations of legislation and regulations. With SP‑Expert, you will easily provide results and prognoses in regards to the use and attendance of personnel.

      • SP‑Expert supports strategic personnel planning with inbuilt workforce scheduling. Using our planning software efficiently can save your organization 2% to 5% in labor costs. Proper planning of personnel can also lead to increased revenue and customer satisfaction. By using the KPI dashboards in our planning software you can measure the productivity of the stores and therefore make timely adjustments.

      • Mit einer modernen App ermöglicht SP‑Expert eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Filialmanager. Die Mitarbeiter können ihren Schichtplan überall und jederzeit einsehen. Informationen, wie Resturlaubstage, Plus- und Minusstunden stehen zur Verfügung. Die Mitarbeiter können ihre zeitliche Verfügbarkeit angeben, Urlaub beantragen und Dienste tauschen. Sogar die bedarfsorientierte Selbstplanung der Mitarbeiter wird unterstützt. Aushilfen können über die App Peak-Zeiten erkennen und entsprechende Einsatzzeiten anbieten. Über Workflows hat der Filialmanager immer einen klaren Überblick über gestellte Anträge und kann diese bearbeiten. Über die Integration in beispielsweise Speakap haben die Mitarbeiter eine Plattform für alle wichtigen internen Unternehmensinformation und ihre Personaleinsatzplanung.

      • Arbeitszeit und Zeit- oder Geldzuschläge Ihrer Mitarbeiter werden durch SP‑Expert immer korrekt berechnet und passend für Ihre Pay-Roll-Lösung bereitgestellt. Die Mitarbeiter können an der Personaleinsatzplanung teilhaben und durch die höhere Planungssicherheit steigt die Zufriedenheit spürbar und krankheitsbedingte Ausfälle nehmen deutlich ab. Sie können durchspielen inwieweit Sie durch Weiterqualifizierung oder Vertragsänderungen Ihrer Mitarbeiter zeitaufwändige und kostspielige Recruiting-Maßnahmen für Neueinstellungen reduzieren können und die Kapazitätsplanung dadurch optimieren. Ansprechende Berichte erstellen Sie mühelos per Drag & Drop. Da SP‑Expert alle für Sie relevanten gesetzlichen und internen Vorgaben überprüft, laufen Sie keine Gefahr mehr dafür mit Strafen belangt zu werden.

      • Als Manager haben Sie mit SP‑Expert immer einen klaren Überblick über die Bedarfsabdeckung, Kapazitätsplanung, Einsatzstunden, Kosten und Budgeteinhaltung. Sie können Ihre Mitarbeiter dynamisch, am Bedarf orientiert einplanen. Mit SP‑Expert erstellen Sie mühelos eine optimierte Personaleinsatzplanung, um die richtigen Mitarbeiter, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und zu den richtigen Kosten einzuplanen. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das System Wünsche Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen und eine faire Dienstplanung zu erstellen. Mitarbeiter, die als Springer eingesetzt werden, können Sie einfach zwischen den Filialen tauschen. Gesetzliche Bestimmungen und interne Vorgaben überprüft das System automatisch und zeigt Ihnen mit verständlichen Hinweisen, wo Verletzungen vorliegen. Unnötige Überstunden und unproduktive Zeiten Ihrer Mitarbeiter können Sie vermeiden. Workforce Management trägt damit zum wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Filiale maßgeblich bei.

      • SP‑Expert unterstützt Sie bei Ihren strategischen Entscheidungen. Mittels frei definierbarer What-If- Szenarien können Sie auf Basis von Vergangenheitsdaten und aktuellen Zahlen Auswirkungen beispielsweise auf das Budget durchspielen. Die Erfahrung zeigt, dass die Produktivität der Mitarbeiter auf der Fläche spürbar gesteigert wird und die die Lohnkosten zwischen 2% und 5% reduziert werden können. Die optimierte, bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung führt zu höherer Kundenzufriedenheit und zu Umsatzsteigerungen. Über KPI-Dashboards können Sie die für Sie relevanten Kennzahlen Ihrer Filialen einsehen, vergleichen und rechtzeitig nachjustieren.

          • De medewerker kan met SP‑Expert op elke plek en tijd zijn rooster en eigen gegevens, zoals vakantiesaldi, inzien. Hij kan eventueel zelfs meebeslissen hoe het werkrooster eruit zal zien. Via internet of een smartphone kun je aangeven wanneer je wel of niet wil werken. Via deze planning softwarekrijg je ook gemakkelijk en snel antwoord van een leidinggevende op bijvoorbeeld een vakantieaanvraag of het ruilen van een dienst.

          • Prestaties en toeslagen van medewerkers worden door de planning software SP‑Expert keurig berekend en klaargezet voor het salarispakket. Door de eigen inbreng zijn medewerkers meer tevreden met hun roosters en neemt het ziekteverzuim af. Personeelsplanning met SP‑Expert geeft u bovendien inzicht in hoe de personele inzet verder te optimaliseren is via opleidingen en werving & selectie. Als HR-manager in de Retail kunt u zelf alle mogelijke rapporten maken en boetes door wet- of regelovertredingen voorkomen.

          • Als manager heeft u met de planning software van SP‑Expert altijd inzicht in uren en kosten en kunt u dynamisch plannen op basis van budgetten en omzetcijfers. U kunt direct zien wat de mogelijkheden zijn om de juiste mensen op de juiste tijden en de juiste plekken in te plannen. Hierdoor houdt u bij de personeelsplanning rekening met de belangen van zowel de klant als de medewerker. Ook kunt u de bezetting van andere rayons of winkelpunten inzien en eenvoudig mensen uitwisselen. De planning software wijst u op eventuele wet- en regelovertredingen. Als het gaat om inzet en opbrengsten van personeel levert u met SP‑Expert gemakkelijk de urenregistratie, resultaten en prognoses op.

          • SP‑Expert ondersteunt bij alle facetten van personeelsplanning in de Retail; van de urenregistratie tot aan strategische personeelsplanning voor de gehele winkelketen. Het efficiënt plannen met deze planning software levert de organisatie een loonkostenbesparing van 2% tot 5% op. Een juiste personeelsinzet leidt bovendien tot omzetstijging en klanttevredenheid. U kunt via KPI-dashboards de productiviteit van de winkels meten en zo tijdig bijsturen.